Битрикс24

Тариф Б24

Количество сотрудников

Город

Компания по изготовлению и продаже спальной мебели и матрасов.

Компания ООО «Эльмакс»

Полная настройка портала исходя из процессов работы компании.

Провели несколько встреч с клиентом для изучения особенностей бизнеса и провели анализ полученной информации. Это позволило нам предложить наиболее эффективные решения с учетом специфики работы.

Сделали базовую настройку портала, познакомили сотрудников компании с системой, подключили каналы связи.

2. Первичная настройка портала

3. Исходя из процессов компании создали и настроили 10 воронок (поля и стадии) и тоннели между ними.

Тем самым мы разграничили оптовские и розничные заказы (компания работает как с физическими, так и с юр. лицами), а также производство, снабжение и склад.

Здесь была проделала довольно большая работа. В воронке Розница сделан бизнес-процесс по расчету дат доставки и формированию необходимого договора с динамической таблицей спецификации (у таблицы будет столько строк, сколько изделий в заказе). Все данные по изделиям, суммам берутся из сделки.

После закрытия сделки как успешной в воронках Розница и Опт, автоматически формируется заказ на изготовление изделий на производстве в зависимости от типа заказанного изделия. Плюс, даже если в заказе внесено несколько изделий, на каждое изделие будет создаваться своя сделка в производственной воронке. Ограничений по количеству изделий нет. На производство передается вся информация, указанная по изделию. При необходимости, менеджер может прикрепить файл, который автоматически будет прикреплен к стоимости заказа.

Если же изделие было приобретено клиентов с экспозиции, т. е. из магазина, заказ передается сразу на склад.

Также создается сделка в воронке Оплаты. Розница/Оплаты. Опт (в зависимости от того, розничный это заказ или оптовской), где ведется учет оплат с автоматическим разносом сделок по стадиям, в зависимости от количества внесенной предоплаты и внесением оплат в специальный реестр (сделан на базе универсальных списков).

4. Автоматизация процессов

Для внесения последующих оплат сделан бизнес-процесс, который вносит оплату в нужное поле (предоплата, доплата, остаток оплаты) с отметкой нал это был или безнал, и переносит сделку на нужную стадию.

В целях контроля за работой менеджеров на определенных стадиях менеджеры не могут вносить изменения в сделки — менять суммы оплат (Контроль бухгатлера и все финальные стадии).

На производственной воронке Кровати, как только изделие попадает в воронку, формируется заказ на Снабжение на заказ расходных материалов. Для кроватей автоматически рассчитывается расход ткани в зависимости от названия кровати, конструкции спального места и размера (данные берутся из справочника). Заказ формируется общий, но в дальнейшем разбивается на отдельные позиции (сделано на базе смарт-процессов).

Когда материалы поступят на склад сделка (заказ на изготовление изделия) в воронке Кровати автоматически переместиться на стадию «Материалы в наличии». Когда изделие будет готово, система зафиксирует этот момент в специальном техническом элементе.

При создании сделки в производственной воронке Матрасы заказ на Снабжении не формируется (этого не нужно по процессам компании), но вносится информация по количеству расходных материалов (берется из отдельного справочника).

После того, как все изделия по заказу были изготовлены, на Складе формируется общая сделка заказа (все отдельные изделия снова собираются в одну сделку). В зависимости от адреса доставки система разносит заказы по стадиям, соответствующим нужному направлению, с учетом загрузки машины. Ответственному за склад сотруднику приходят уведомления по достижению определенных пороговых значений загрузки машины. Когда направление полностью загружено, сделки остаются на общей стадии и в дальнейшем ответственный распределяет такие сделки вручную.

На финальной стадии воронки «Доставка» проходит перерасчет суммы заказа по доставленным изделиям для учета и отчестности.
Все смарт-процессы, используемые в работе, были объеденены в цифровые рабочие места «Для администратора» и «Снабжение». Доступ к цифровым местам есть только у сотрудников, которые непосредственно с ними работают.

Так как компания работает в разных направлениях (опт и розница), а также есть несколько магазинов, мы разграничили доступ к сделкам, исходя из требований компании: сотрудники Розницы не имеют доступ к воронкам Опта (доступ закрыт полностью) и наоборот. В производственных воронках менеджеры могут только просматривать сделки, без права их редактирования и т. д.

5. Настройка прав доступа.

6. Обучение. Для обучения сотрудников мы разработали регламент работы, записываем видео

В результате внедрения Битрикс24 компания «Эльмакс» получила полностью автоматизированную систему, охватывающую все этапы работы — от оформления заказа до его доставки клиенту. Автоматизация расчётов, формирование заказов на производство и снабжение, учёт оплат и контроль загрузки машин позволили исключить дублирование задач, минимизировать ручные операции и повысить точность исполнения заказов.
Настроенные права доступа обеспечили безопасность данных, а обучение сотрудников — быстрое освоение системы.